KIẾN THỨC

 

Không thể phủ nhận rằng, việc áp đặt chỉ tiêu KPI đã và đang giúp các doanh nghiệp B2B cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc. Tuy nhiên trong quá trình xây dựng hệ thống các chỉ số KPI, không ít doanh nghiệp gặp khó khăn và thậm chí phạm phải những sai lầm, khiến cho thực tế triển khai không đạt được như kỳ vọng. Vậy đâu là giải pháp cho vấn đề này? Cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé.

 

Những khó khăn của doanh nghiệp B2B khi áp dụng KPI

 

Khi triển khai đo lường KPI, các doanh nghiệp B2B phải đối mặt với nhiều khó khăn và rào cản như:

- Các dữ liệu nằm phân tán, rải rác trên nhiều nguồn khác nhau như tin nhắn trao đổi, file Word, file Excel… khiến cho việc tổng hợp thông tin để báo cáo mất nhiều thời gian

- Quá trình tổng hợp thông tin sai lệch khiến cho việc đánh giá lợi ích của KPI không rõ ràng, cụ thể

- Thông tin không được cập nhật theo thời gian thực nên việc đưa ra quyết định hoặc điều chỉnh có sự chậm trễ

- KPI đánh giá phần lớn dựa vào cảm tính mà thiếu sự rõ ràng, minh bạch, gây mất đoàn kết và bất bình trong nội bộ doanh nghiệp

- KPI không sát với thực tế làm việc hoặc kỳ hạn gửi báo cáo quá dày đặc khiến cả sếp và nhân viên chịu áp lực lớn

- Khó khăn trong việc quản lý quá trình triển khai KPI của nhân viên

- Rào cản trong việc so sánh KPI giữa các chu kỳ, các phòng ban hoặc các nhân viên

- Việc triển khai KPI giữa các phòng ban rời rạc, thiếu tính liên kết

- Thiếu các công cụ dùng để theo dõi, phân tích, đo lường chỉ tiêu KPI và lập báo cáo

 

Nhiều doanh nghiệp B2B gặp khó khăn trong quá trình áp dụng và triển khai KPI

 

Sai lầm của doanh nghiệp B2B khi xây dựng và triển khai KPI

 

Trên thực tế, hầu hết các khó khăn mà doanh nghiệp B2B gặp phải đều đến từ những sai lầm của doanh nghiệp trong quá trình thiết kế, xây dựng và triển khai các tiêu chí KPI. Cụ thể như sau:

 

Cho rằng KPI có thể mang lại hiệu quả ngay trong năm đầu triển khai

 

Bản chất của KPI là các chỉ tiêu được xây dựng dựa trên mục tiêu và bối cảnh cụ thể. Do đó chúng đòi hỏi các nhà quản lý phải áp dụng, nghiên cứu và điều chỉnh liên tục. Cốt lõi của việc áp dụng KPI là “thử và sai”, do đó không nên đặt kỳ vọng rằng các chỉ tiêu KPI sẽ mang lại hiệu quả ngay trong năm đầu tiên triển khai.

 

Coi bất cứ chỉ tiêu đánh giá lượng hóa nào cũng là KPI

 

Hiện nay, không ít các nhà quản lý đang đặt tên cho các chỉ tiêu đánh giá lượng hóa của doanh nghiệp mình là KPI. Tuy nhiên họ lại không thể diễn giải được phương pháp thiết kế, cách thức triển khai và sử dụng những chỉ tiêu đó ra sao. Thậm chí, những tiêu chí không đóng vai trò thực sự quan trọng để đánh giá chức năng, mục tiêu chính của cá nhân, bộ phận hay doanh nghiệp vẫn được gắn mác KPI. Đây là một cách hiểu sai lầm về bản chất của KPI và khiến cho việc triển khai, áp dụng KPI kém hiệu quả.

 

Triển khai KPI không đi liền với trả lương, thưởng

 

Giao chỉ tiêu đánh giá KPI hầu như không mang lại ý nghĩa cụ thể nào nếu doanh nghiệp không đưa ra quy chế trả lương, thưởng tương ứng. Điều này khiến cho kết quả thông thường và kết quả vượt trội bị “đánh đồng” với nhau. Từ đó làm mất đi động lực phấn đấu thực sự của nhân viên. Vì vậy mà việc áp dụng KPI không mang lại hiệu quả thực chất.

 

Triển khai KPI không đi liền với chế độ trả lương, thưởng phù hợp khiến nhân viên không có động lực phấn đấu

 

Áp dụng quá nhiều KPI cho một vị trí, bộ phận

 

Khi một vị trí, bộ phận phải đáp ứng quá nhiều chỉ tiêu KPI sẽ dẫn đến tình trạng nhân viên không thể tập trung sức lực cho toàn bộ các chỉ tiêu. Khiến cho việc đạt được chỉ tiêu có xu hướng bị cào bằng, hầu như chỉ những chỉ tiêu trọng yếu mới thực sự được quan tâm. Các KPI còn lại chỉ đóng vai trò hình thức chứ không đem lại giá trị thiết thực nào.

 

 

Giải pháp áp dụng KPI mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp B2B

 

- Đảm bảo đáp ứng được đầy đủ các điều kiện để áp dụng KPI đó là chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, xây dựng chiến lược rõ ràng và có hệ thống theo dõi đầy đủ (gồm cả công cụ và nguồn nhân lực).

- Xây dựng và thiết kế KPI theo các tiêu chí SMART: Bao gồm Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo lường được), Achievable (Có thể đạt được), Realistics (Tính thực tế) và Timebound (Thời hạn cụ thể).

- Các chỉ tiêu KPI phải có sự nhất quán với tầm nhìn, sứ mệnh và các chiến lược của doanh nghiệp.

- Hệ thống quản lý KPI phải có sự thống nhất, kết hợp hài hòa giữa đánh giá và đo lường, hoạch định và cải thiện hiệu suất.

- Thử nghiệm và điều chỉnh phù hợp với thực tiễn triển khai.

 

Một số bí quyết giúp thiết kế, triển khai và áp dụng KPI hiệu quả

 

Như vậy để đạt được thành tựu từ KPI thì đòi hỏi doanh nghiệp B2B cần hiểu rõ bản chất của KPI thay vì áp dụng một cách hời hợt. Hy vọng rằng bài viết này sẽ là lời khuyên hữu ích để doanh nghiệp bạn thiết kế, xây dựng và áp dụng các chỉ tiêu KPI trong hoạt động quản trị một cách hiệu quả.